一。事务所概况

广东星辰律师事务所组建于1994年1月17日，是中国国内按照国际惯例最早成立的合伙制律师事务所之一，也是深圳市规模较大的律师事务所。2004年与同是深圳市首批成立的广东敏于行律师事务所合并后，办公面积扩大至2300多平方米，总人数达到89人。

广东星辰律师事务所自成立起来，一直以致力改善维护中国法制环境为己任，以跋涉者的姿态，努力探索中国律师业的发展方向和发展思路，在稳固传统业务的基础上，积极开拓法律服务新业务新领域。在国有企业股份制改造、公司上市发行股票、公司清算、建设工程法律事务、房地产按揭、公司收购兼并等律师业务领域，星辰所都是全国第一家介入的律师事务所，为中国律师开拓非诉讼业务闯出了一条新路。近几年来，星辰所业务范围不断拓展，涉及领域包括：国际贸易、金融证券、国际投资、公司并购、资产重组、房地产、知识产权、建设工程、诉讼和仲裁等，客户遍及欧美、东南亚、香港及内地，星辰律师在各个不同专业领域代理或协助国内外客户在境内外进行复杂的贸易和投资活动、仲裁与诉讼，向客户提供及时、明确和中肯的法律意见和最佳方案，切实有效地维护了客户的合法利益，赢得了广大客户的信任。

为适应新形势下社会经济发展对法律服务的要求，星辰所一如既往全心探索新的法律服务模式。全面进行现代企业经营理念，充分发挥整体优势和品牌效应，实施多级配置、专业分工、密切协作、全面负责的综合法律服务方式，矢志打造现代律师行业的“大企业”。

二。需求分析

(一)流程效率

使用金助理律师软件之前，星辰所采用传统的业务处理流程，效率比较低，先是由律师手工填写收案登记表，到行政部登记合同号，记录案件的基本情况，律师拿到号后再找主任或合伙人签字，最后带着已经签字的收案登记表和合同到印章室，找主管人员盖章，并由印章室再次登记一遍案件信息及合同用印情况。

整个业务流程存在几个比较突出的问题：

1。因为律师办理案件日益增多，很多重复性的工作堆压到行政部，登记资料、发放案号、打印合同……，繁杂的事务处理直接导致了整个流程瓶颈的产生。

2。负责签字的合伙人经常外出，无法及时完成签字。

3。案件信息在行政部和用印室都要登记，除造成重复工作外，两个部门登记的信息还产生偏差，不知该以哪个为准。

(二)规范化管理

1。靠人为记忆无法避免利益冲突的情况发生。

2。因为全部是手工在本子上登记，当事人和案件信息记录格式简单，无法形成有用的资料积累。

3。很难统计每年都做了多少案子，诉讼多少、非诉多少，涉及各个行业或领域的有多少，没有对比，也就难以进行专业方向的分析及定位，专业化更无从谈起。

4。客户越来越多，管理不便，难以进行更深层次的评估和挖掘，提高增值服务能力。

5。常用的格式合同及法律文书由于都是律师自己起草，格式不统一，对外形象杂乱，并存在因合同等不规范带来的潜在风险；

6。律师与助理、律师与律师之间合办案件时，相互无法了解合办人员的工作进度及存在的问题。

7。无法对助理或公共秘书的工作进行考核，以及对律师进行业绩评定。

8。无法进行统一的客户服务考评，及时了解客户的反馈信息，并加以整理积累形成工作依据。

9。部分业务采用计时收费方式，需要统计不同收费标准的律师协同办案的整体收费情况，传统方式非常麻烦，常常要一两天才能出张报表。

(三)事务所文化

1。缺乏软件环境建设，事务所没有建立基于网络真正共享的公共资源，无法给员工提供更好的服务。

2。事务所最新的通知公告是利用公告板公示，不利于随时随地查看和及时传达；

3。缺少内部讨论制度，所内人员之间的沟通少，不利于形成自己的企业文化。

(四)远程移动办公

1。律师出差或在家时，想调阅所里的一些文件和资料，只能依靠别人传真或发邮件获取，费时又麻烦，如果是下班时间或节假日，更是无能为力。

2。传统办公软件要实现远程办公，必须依赖硬件及网络环境，要事务所申请固定IP，每年3万多元的高额费用无疑让很多所望而却步。

2005年6月，星辰律师事务所在综合考察了国内几家律师软件供应商的产品及服务后，决定采用长鹏的金助理律师事务所协同工作平台，对事务所进行全面的信息化管理和流程再造。

三。解决方案描述

长鹏公司根据星辰所规模大、人数多、业务繁杂的特点，提出了一整套信息化发展解决方案，从网络综合布线、机房建设、网络安全、软件应用系统实施，以及售后维护服务等，进行了全面的布署和实施。

在硬件及网络环境建设完成后，长鹏仅仅用了两周时间就帮助星辰所完成了金助理软件的实施工作，包括数据批量录入、软件安装设置、用户培训，并在此后的一个月时间星辰所的特定需求进行了客户化修改。针对上述需求中存在的问题采取了如下的解决措施：

(一)在流程效率上

帮助星辰所重新明确了人员职责分工，定义了业务处理流程，通过金助理软件实现电子化的收案登记、立案审批、办案过程控制、结案审批及归档，把律师事务所日常工作通过软件来进行规范，不仅真正实现了律师事务所的无纸化办公，也由于管理中间环节的减少，大大提高了律师事务所的工作效率。

使用金助理后，律师通过软件进行收案登记，主任通过软件随时进行立案审批，案号、代理合同等法律文书全部通过软件自动生成，在案件结案归档审批通过后自动生成档案存档。以前要半天甚至一两天才完成的工作，现在几分钟就可以完成。

客户案件的基本资料是统一存储的，可以共享，保证了有关人员的查看，避免了重复工作，减少了资料误差。

(二)在规范化管理上

1。接案律师在承揽业务之前可以使用金助理软件进行冲突检索，有效避免了事务所内部利益冲突的发生；

2。通过电脑登记客户案件资料，可以对相关的信息进行不断补充，时间长了可以为事务所积累下来大量的客户案件资源。

3。通过金助理软件，可以很方便的统计每年都做了多少案子，诉讼、非诉、涉及各个行业或领域的分别是有多少，包括与往年的数据对比，从而可以进行专业方向的分析及定位，为事务所的方向定位及长远发展给出了依据。

4。通过金助理软件可以进行客户价值分析，对客户进行更深层次的评估和挖掘，提高增值服务能力。

5。金助理的共享资源里设置常用的格式合同及法律文书，由事务所统一起草管理，格式统一，供律师随时调用，有效的消除了不规范操作带来的潜在风险；

6。可以通过金助理进行协同办公和合作办案，律师与助理、律师与律师之间即使在不碰面的情况下，也能够让协作人员随时了解他人的办案意图和工作进展情况，并进行在线沟通。

7。可以通过金助理对助理或公共秘书的工作进行考核，对律师进行业绩评定。

8。可以在办案过程中或者结案后随时进行客户回访，进行统一的客户服务考评，及时了解客户的反馈信息。

9。通过金助理软件提供的费用及工作帐单报表功能，可以很方便的解决多人协作办案不同收费标准的计算问题，以前一两天才能出张报表，现在点一下按钮就可以瞬间完成。

(三)在事务所文化建设上

1。帮助星辰所建立了基于网络的公共资源库，让律师和其他工作人员不用离座，即可随时查询法规、调阅案卷、使用文书范本等，享受更多更好的的便利和服务。

2。利用金助理建立电子公告板，通知公告的发放完全通过网络进行，律师可以在任何地方、任何时候随时查看；

3。建立了在线消息平台和内部讨论制度，增强了所内人员的沟通，增强了本所的凝聚力，有利于本所文化的形成。

(四)远程移动办公

1。金助理律师软件基于浏览器(B/S架构)的模式开发，软件本身提供了远程移动办公的功能。

2。利用长鹏公司提供的“动态IP寻址”服务，在不申请固定IP的情况下，星辰所一样可以实现移动办公，将传统远程办公模式所需费用骤然降至原来的1/10左右。

(五)在保密与安全性上

1。专职律师之间的客户和案件资料相互独立，除非合作办案或者指定共享的人，否则其他人看不到自己的客户和案件，有效的保护了个人的私有资料泄漏。

2。独有的内外网自动识别技术，配以不同人员的使用权限，有效的防止了外部的攻击和数据的泄漏。

四。系统运行环境

1。服务器：CPU Intel P4 2.4G、1G内存

2。操作系统：windows 2000 server

3。Web服务器：IIS 5.0

4。数据库：MS SQL Server 2000 +SP4

五。效果及反馈

采用金助理律师软件之后，广东星辰律师事务所的运营总监刘强先生来函：“规模化、综合性律师事务所的发展、运营与管理，应借鉴现代企业管理的理论和工具，金助理使我们事务所的管理流程效率得到提升。”充分肯定了使用金助理律师软件的意义和在软件在星辰所所起的作用。