一。事务所概况

广东信桥律师事务所成立于2003年7月，是一家专门从事金融、证券、公司和商业等法律事务的专业法律服务机构。办公面积近1000平米，总人数有30多人，并购建了自己的机房和专用网络设备。

随着中国加入WTO并由此引起社会经济体制的重大改革的进程，社会各届对于法律服务的需求、特别是对于非诉讼法律服务的需求日趋增加，对于律师事务所的专业化程度和团队协作精神的要求也日渐提高。信桥合伙人及所内执业律师在长期执业过程中，深刻认识到传统律师事务所松散型的管理体制和业务模式已经不能满足社会经济生活的需要，也无法最大限度的为客户提供最优质的法律服务。在此情况下，信桥所应运而生，并以其管理模式的新颖性、业务领域的开拓性和前瞻性，成为了深圳市律师行业的先锋。

信桥所采用公司化管理模式，建立了有效的团队协作制度，实现了全所资源的整合与共享，使信桥所可以随时根据客户的需要，针对受理业务的类型和规模，迅速组织专业的精英团队为其提供及时、高效和优质的法律服务，及至承办各类大型、复杂的项目和案件。

成立不到一年，信桥所便在上市公司与商业银行的收购、国有企业改制、资产剥离与分拆、房地产项目重组及公司的设立与重组、建设工程招投标等领域中取得了令人惊异的成绩，成功为涉及金额达30多亿元人民币的38个非诉讼项目提供法律服务。

二。需求分析

(一)流程效率

信桥所的管理实行专业分工与统一管理并重的管理模式。设立了多个业务部门，由在各专业领域具有专长的合伙人负责，每个部门配秘书一名、律师及助理若干。在使用金助理律师软件之前，信桥所在受理业务时，先由各个部门的业务部秘书分别登记各自的客户资料，手工填写收案登记表，到行政部登记合同号，拿到号后再找主任或合伙人签字，最后带着已经签字的收案登记表和合同再回到行政部，找行政主管盖章。

每个项目办理过程中，承办律师及助理需要独立记录自己的工作日志，每周末提供给业务部秘书处按预定格式统一整理出来，在电脑里进行文件夹存档，定时发送给相关当事人，另外也作为内部人员考核的依据。

整个业务流程存在几个比较突出的问题：

1。因为是团队作业，更强调的是人员的配合、客户及案件资料的有限共享，以及人员的相互协调，信桥所自成立半年多来，在没有信息技术的支援下，已经深感传统管理模式和业务处理流程的种种弊端，不可能实现自身的目标。

2。律师办理案件日益增多，很多重复性的工作堆压到业务部秘书处，登记资料、要号、审批、打印合同……，秘书的工作越来越多，成为整个流程的瓶颈。

3。负责签字的合伙人经常外出，无法及时完成签字审批。

4。因为是团队作业，更需要客户资料的共享，但现在却是各个部门分别记录客户资料，律师调阅客户资料时非常不方便，另外对于委托过多个事项的客户，各部门的重复登记，也导致资料误差增大。

5。多个律师或助理合作办案时，无法同时了解协办人员的工作进度，必须要通过电话或面地面的沟通才能了解对方的意图和进度，时间更多的是花在了沟通而不是工作上，使用效率低下。

6。大部分业务均为非诉讼业务，需要给客户提供工作清单，统计不同收费标准的律师协同办案的整体收费情况，业务秘书要收集律师的工作日志重新整理成标准格式，造成工作重复，流程效率降低，常常要一两天才能出张报表。

(二)规范化管理

1。靠人为记忆无法避免利益冲突的情况发生。

2。因为全部是手工在本子上登记，当事人和案件信息记录格式简单，无法形成有用的资料积累。

3。很难统计每年都做了多少案子，诉讼多少、非诉多少，涉及各个行业或领域的有多少，难以对目前的业务方向定位正确与否做出判断。

4。客户越来越多，传统模式无法实现有效共享，不适合团队作业，难以进行更深层次的评估和挖掘，提高增值服务能力。

5。常用的格式合同及法律文书由于都是律师自己起草，格式不统一，对外形象杂乱，并存在因合同等不规范带来的潜在风险。

6。无法对助理或公共秘书的工作进行考核，以及对律师进行业绩评定。

7。无法进行统一的客户服务考评，及时了解客户的反馈信息，并加以整理积累形成工作依据。

(三)事务所文化

1。缺乏软件环境建设，事务所没有建立基于网络真正共享的公共资源，无法给员工提供更好的服务。

2。事务所最新的通知公告是利用公告板或发通知的方式公示，浪费纸张，也不利于随时随地查看和及时传达。

3。缺少内部讨论制度，所内人员之间的沟通少，不利于形成自己的企业文化。

4。所里的规章制度不能有效共享，不方便员工调阅查看，上级精神不能快速到达每一个员工。

5。缺少公共的行业资源，没有自己的法规数据库，查询法律法规需要到互联网上，信息太多过滤成本高。

6。所里大量的图书不能有效管理，借阅归还在本子上记录，出错机率高，也不方便查询。

(四)远程移动办公

1。律师出差或在家时，想调阅所里的一些文件和资料，只能依靠别人传真或发邮件获取，费时又麻烦，如果是下班时间或节假日，更是无能为力。

2。传统办公软件要实现远程办公，必须依赖硬件及网络环境，要事务所申请固定IP，每年3万多元的高额费用无疑让很多所望而却步。

2004年4月，信桥律师事务所在综合考察了国内几家律师软件供应商后，决定采用长鹏的金助理律师事务所协同工作平台，对事务所进行全面的信息化管理和流程再造。

三。解决方案描述

长鹏公司根据信桥所公司化管理的特点，提出了有针对性的解决方案，从软件应用系统实施、电子法规数据库建设、网络安全，以及售后维护服务等，进行了全面的布署和实施。

考虑到公司化管理的与传统模式的不同，为了尽可能的符合信桥所的需要，长鹏在金助理软件试运行后，花了三个月时间帮信桥所进行了进行了客户化修改。针对其需求中存在的问题采取了如下的解决措施：

(一)在流程效率上

帮助信桥所重新规范了人员职责分工和业务处理流程，通过金助理软件实现电子化的收案登记、立案审批、办案过程控制、结案审批及归档，把律师事务所日常工作通过软件来进行规范，不仅真正实现了律师事务所的无纸化办公，也由于管理中间环节的减少，大大提高了律师事务所的工作效率。

使用金助理后，律师通过软件进行收案登记，主任通过软件随时进行立案审批，案号、代理合同等法律文书全部通过软件自动生成，在案件结案归档审批通过后自动生成档案存档。以前要半天甚至一两天才完成的工作，现在几分钟就可以完成。

客户案件的资料是统一存储的，可以共享，方便了有关人员的调阅查看，避免了重复工作，减少了资料误差。

通过金助理协同工作平台，律师与助理、律师与律师之间即使在不碰面的情况下，也能够随时了解协作人员的办案意图和工作进展情况，并进行在线沟通，大大提高了工作效率。

通过金助理软件提供的费用及工作帐单报表功能，可以很方便的解决多人协作办案不同收费标准的计算问题，以前一两天才能出张报表，现在点一下按钮几秒钟就可以完成。

(二)在规范化管理上

1。接案律师在承揽业务之前可以使用金助理软件进行冲突检索，有效避免了事务所内部利益冲突的发生；

2。通过电脑登记客户案件资料，可以对相关的信息进行不断补充，时间长了可以为事务所积累下来大量可识别的客户案件资源。

3。通过金助理软件，可以很方便的统计每年都做了多少案子，诉讼、非诉、涉及各个行业或领域的分别是有多少，包括与往年的数据对比，从而可以进行专业方向的分析及定位，为事务所的方向定位及长远发展给出了依据。

4。通过金助理软件可以实现客户的多层次共享，进行客户价值分析，对客户进行更深层次的评估和挖掘，提高增值服务能力。

5。金助理的共享资源里设置常用的格式合同及法律文书，由事务所统一起草管理，格式统一，供律师随时调用，有效的消除了不规范操作带来的潜在风险；

6。可以通过金助理对助理或公共秘书的工作进行考核，对律师进行业绩评定。

7。可以在办案过程中或者结案后随时进行客户回访，进行统一的客户服务考评，及时了解客户的反馈信息。

(三)在事务所文化建设上

1。帮助信桥所建立了基于网络的公共资源库，让律师和其他工作人员不用离座，即可随时查询法规、调阅案卷、使用文书范本等，享受更多更好的的便利和服务。

2。利用金助理建立电子公告板，通知公告的发放完全通过网络进行，律师可以在任何地方、任何时候随时查看；

3。建立了在线消息平台和内部讨论制度，增强了所内人员的沟通，增强了本所的凝聚力，有利于本所文化的形成。

4。金助理增设了规章制度发布模块，可以让员工第一时间了解最新的规章制度，方便调阅查看，上级精神能够快速到达每一个员工。

5。金助理整合了第三方的电子法律法规数据库，信桥所每一位员工都可以随时查阅最新的法律法规。

6。通过金助理的图书管理功能，可以方便的知道每本书的购进时间、数量、作者、库存量、借阅及归还记录等，并可通过借阅记录分析律师的兴趣及业务侧重点等。

(四)在远程移动办公上

1。金助理律师软件基于浏览器(B/S架构)的模式开发，软件本身提供了远程移动办公的功能。

2。利用长鹏公司提供的“动态IP寻址”服务，在不申请固定IP的情况下，星辰所一样可以实现移动办公，将传统远程办公模式所需费用骤然降至原来的1/10左右。

四。系统运行环境

1。服务器：CPU Intel xeon 2.0G、512M内存

2。操作系统：windows 2000 server

3。Web服务器：IIS 5.0

4。数据库：MS SQL Server 2000 +SP4

五。效果及反馈

采用金助理律师软件之后，广东信桥律师事务所行政主管丁卫娟小姐来函：“我们是一家公司制管理的新型律师事务所，体制不同，需求也不一样，金助理很符合我们的需要。”充分肯定了金助理律师软件在公司化管理的事务所中所起的作用。